Metodologia 5S: como aumentar a produtividade e o engajamento em sua empresa
Você já ouviu falar na Metodologia dos 5S? É fato que cada vez mais a administração de uma organização depende das pessoas, de seu envolvimento com a filosofia do negócio e a forma como abraçam uns aos outros e seu trabalho. Não importa se falamos de uma microempresa ou de uma enorme indústria, a implementação de uma cultura no grupo de trabalho faz a diferença no sucesso do negócio – podemos dizer popularmente que as pessoas precisam “vestir a camisa” da empresa para que tudo dê certo. E um dos métodos que tem sido muito utilizados neste processo de formação da cultura organizacional é essa Metodologia 5S.
A origem dos 5S está no Japão pós-Segunda Guerra Mundial. Buscando a reconstrução do país e, mais, o reposicionamento da nação no cenário global como uma nova potência, criou-se uma cultura que visava não apenas engajar a todos neste objetivo, desde as bases, mas organizar o trabalho. Não precisamos lembrar a você de que hoje o Japão é, realmente, uma potência, e seu povo é referência de educação, foco, retidão e disciplina.
O modelo, que rendeu bons frutos, foi transportado para o ambiente organizacional na década de 1990, e desde então tem se popularizado. Os 5S, do nome, referem-se, na língua de origem, a Seiri, Seiton, Seiso, Seiktesu e Shitsuke. No Brasil, para a manutenção do nome como referência à metodologia original, somou-se às respectivas traduções – utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina – o termo “Senso de”, que reflete bem o objetivo dos 5S: desenvolver no ambiente uma cultura diferenciada.
Os cinco “S”
Para compreender a cultura pregada pela Metodologia 5S, o primeiro passo é analisá-la por partes, cada um dos sensos que são pregados pela mesma.
Senso de utilização
O primeiro “S” trata da otimização do uso de objetos e utensílios no ambiente de trabalho. A idéia é que tudo que não seja essencial para a execução de tarefas seja guardado – quando não descartado –, visando que apenas o necessário permaneça no ambiente. Essa redução evidencia a real importância de cada objeto e propicia mais agilidade para encontrar e utilizar as ferramentas ideais para o trabalho.
Senso de organização
Ordem e produtividade não são sinônimos, mas são condições que sempre andam juntas – ainda mais se já há um senso de utilização na empresa. A organização do ambiente e dos materiais proporciona agilidade e consequentemente um ganho de tempo, que deve refletir na produtividade. Faz parte da Metodologia 5S.
Senso de limpeza
Ambientes sujos são desagradáveis, mas não considere este ponto dos 5S tão óbvio. É importante, independentemente do tamanho da empresa, implantar uma rotina de limpeza e incutir em cada colaborador a co-responsabilidade por isso da forma que se adequar melhor ao tamanho e à divisão do trabalho, não deixando apenas a cargo de uma pessoa ou departamento. E, é claro, sabemos que um ambiente limpo é agradável a todos e propício ao bom rendimento do trabalho.
Senso de padronização
Não se pode interpretar a padronização, dentro da Metodologia 5S, como uma espécie de antônimo à liberdade criativa ou à dinamicidade do trabalho. Manter um padrão nos processos internos é um grande desafio que, quando bem sucedido, evita desperdícios tanto de tempo quanto de recursos. A ordenação do trabalho e a repetição (positiva) de procedimentos é produtiva e extremamente benéfica.
Senso de autodisciplina
Este “S” da Metodologia 5S deve estar presente do início ao fim da aplicação da metodologia e é ponto essencial para o sucesso não apenas da mesma, mas de cada colaborador e do coletivo. É imprescindível que todos estejam sempre cientes das metas da empresa, da filosofia de trabalho, das normas, e que se policiem e mantenham-se fiéis a estes propósitos, para que sejam produtivos individualmente e como uma organização. Não é possível cuidar do todo, ou sequer de partes do todo, se não houver disciplina com o próprio trabalho e conduta.
Ganhos na segurança ocupacional
Relembre os pontos de que tratamos acima e tudo aquilo que já vimos sobre a segurança e saúde ocupacional. Veja como eles se relacionam e como a aplicação do 5S é praticamente uma condição essencial para se ter um ambiente de trabalho seguro e saudável, considerando que todos os que convivem e desenvolvem suas atividades naquele ambiente são responsáveis por isso.
Ferramentas e objetos inúteis ocupando espaço são focos de risco, assim como a falta de higiene apropriada do ambiente, seja um escritório ou uma fábrica que manipule substâncias nocivas. A organização do local beneficia o fluxo de trabalho, também agindo sobre a redução da probabilidade de acidentes. Pontos que evidenciam a importância da Metodologia 5S.
Da mesma forma, a padronização de procedimentos, a obediência a normas e a disciplina de cada um são alicerces básicos e super importantes para a segurança, passando pelo uso de equipamentos adequados, forma correta de se manusear equipamentos e o devido cuidado com atividades que naturalmente ofereçam mais riscos à saúde. Questões que os 5S enfatizam.
Enfim, podemos dizer que além de um ganho na cultura organizacional como um todo, a aplicação da Metodologia 5S traz para a empresa benefícios específicos que refletem tanto na integridade e satisfação do colaborador quanto na saúde da empresa – administrativamente falando.
O papel do líder na cultura da empresa
Quando falamos em Metodologia dos 5S, estamos falando da criação de uma cultura organizacional. Algo que, independentemente se for enraizado desde a formação da empresa ou implementado com ela já em atividade, depende da adesão das pessoas que compõem a organização desde sua base.
Sabemos que esta cultura realmente faz parte da empresa quando ela se torna algo “automático”. Quando manter seu ambiente limpo e organizado, por exemplo, não é uma tarefa “a mais”, mas algo tão normal quanto abrir os olhos pela manhã. E é muito difícil fazer com que estes hábitos sejam naturais se não houver um líder, ou líderes, que motivem e mobilizem a todos não apenas pelo comando, mas pelo exemplo. Portanto, o uso dos 5S pode ajudar.
O senso de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina – ou seja os 5S – deve fazer parte dos hábitos daqueles que estão no comando para que todos os demais observem que aquilo não é uma obrigação ou um fardo para alguns – e que aqueles que não tem tais hábitos desfrutem, de certa forma, de privilégios.
5S para a organização e para a vida
Voltemos aos japoneses. Um povo reconhecidamente ordeiro e disciplinado em um país próspero – será coincidência? A Metodologia 5S não é benéfica como cultura organizacional, ela reflete aquilo que é natural da vida do ser humano, ou deveria ser, para um bom convívio, saúde e prosperidade pessoal. Levar o 5S para sua empresa é um grande investimento em seu negócio e nas pessoas que fazem parte dele – incluindo você mesmo!
